La demanda creciente de los datos geográficos que se producen y almacenan en el ministerio, hace necesario disponer de documentación sobre los datos, metadatos, para que su accesibilidad sea la máxima posible.
Cabe notar que los datos sin contexto no son tan valiosos como los datos documentados. Existen beneficios significativos para llevar a cabo esta gestión de los datos:
- Los metadatos ayudan a organizar y mantener la inversión de una organización en los datos y proporciona además esa información en forma de catálogo. El desarrollo coordinado de los metadatos evita duplicar esfuerzos asegurando que la organización es consciente de la existencia del conjuntos de datos.
- Los usuarios pueden localizar todos los datos geoespaciales y los importantes asociados a un área de interés.
- La colección de metadatos construye y mejora los procedimientos de gestión de los datos de la comunidad geoespacial.
- La divulgación de los metadatos potencia la disponibilidad de datos geoespaciales más allá de la tradicional comunidad geoespacial.
Una serie de estudios ha demostrado que; aunque el valor de los datos geoespaciales, el desconocimiento de la existencia de los datos, la información mal documentada sobre los conjuntos de datos y las inconsistencias existentes entre estos reducen considerablemente la utilización real de los datos geoespaciales. Una vez creados, estos pueden utilizarse por múltiples sistemas de información con propósitos diferentes. Dada su naturaleza dinámica, en un entorno de redes de interconexión, los metadatos son, por lo tanto, un requisito esencial para localizar y evaluar los datos que están disponibles. Pueden ayudar a encontrar y a utilizar información geoespacial a cualquier ciudadano interesado; pero también benefician al creador de los datos manteniendo su valor y asegurando su uso continuo a lo largo de los años.