Aplicación del requisito
1. Seguimiento y medición
La empresa debe llevar a cabo un seguimiento (de los parámetros no medibles) y una inspección (de los parámetros medibles) de las actividades sujetas a control operacional.
Como ejemplo de actividades de seguimiento y medición tenemos:
- Seguimiento del almacenamiento de los residuos, para ello se debe
inspeccionar una vez al mes que:
- Los bidones metálicos están separados de los de envases de plástico
- Todos los bidones se encuentran cerrados.
- No hay derrames o fugas del contenido de los residuos en los alrededores.
- Medición del pH de los vertidos realizados, de forma que el pH se encuentre entre 7 y 9:
Para ello cada semana se controla con un pHmetro, que el pH del vertido no supera los niveles marcados.
¿Cómo se controla y se mide las operaciones y actividades?
Una vez conocidas las operaciones sujetas a seguimiento y medición, la empresa debe detallar cuáles son las inspecciones que va a realizar, quién las va a realizar y cada cuánto tiempo.
Para llevar a cabo el seguimiento y medición se pueden usar formatos, donde se detalla el aspecto y/o objetivo sujeto a seguimiento y medición, la operación de seguimiento/medición, , registro, responsable y la frecuencia.
Herramientas Ver formato de seguimiento y medición
- Los equipos que miden parámetros de control medioambiental, deben de estar calibrados por Entidades reconocidas.
- Evaluar de forma periódica el cumplimiento de la legislación medioambiental aplicable (este requisito del EMAS, se puede incluir dentro del apartado de requisitos y otros requisitos). Esta evaluación debe ser completa y exhaustiva.
Al igual que el seguimiento y medición, se pueden utilizar formatos donde se evalúe el cumplimiento con la legislación, detallando el aspecto, el requisito legal, el método de comprobación, criterio de aceptación, fecha de evaluación, resultado y responsable.
Herramientas Ver formato de evaluación del cumplimiento con la legislación
Ejemplo de un procedimiento para el seguimiento y medición:
2. No conformidades acciones correctores y acciones preventivas
El procedimiento a elaborar incluye:
- La detección de la No conformidad
¿Dónde pueden detectarse las no conformidades
Las No conformidades del Sistema de Gestión Medioambiental pueden detectarse:- Durante la actividad de cualquier empleado.Auditorías internas de Gestión Medioambiental.
- Revisiones del Sistema de Gestión Medioambiental por la Dirección de la Empresa.
- El tratamiento e investigación de las causas que la han originado, con el
objetivo de establecer las acciones correctoras y preventivas, cuando sea
necesario.
El Responsable de Medio Ambiente analiza las causas potenciales y reales de la no conformidad y decide si se deben establecer acciones correctoras y/o acciones preventivas.
Establecer una acción correctora o preventiva implica investigar el motivo por el cual se ha producido la No conformidad y definir el plan de actuación para la corrección/prevención de la No conformidad. - El cierre de la no conformidad y la comprobación de la eficacia de las
acciones tomadas, ya que se debe comprobar que se lleva a cabo la acción
correctora y/o preventiva y que la acción correctora y/o preventiva una vez
aplicada, corrige la no conformidad existente o potencial y se ajusta al
impacto medioambiental encontrado.
Para ello se pueden utilizar formatos donde por cada no conformidad se detalle, la descripción de la no conformidad, las acciones para la reparación, el establecimiento de acciones correctoras y/o preventivas, el seguimiento de las mismas y el cierre:
Herramientas Ver ejemplo de Ficha de gestión de no conformidades
Herramientas Ver ejemplo de Ficha de gestión de no conformidades rellenada
Ejemplo de un procedimiento de gestion de no conformidad ,acciones correctoras y acciones preventivas
3. Registros
Los registros deben ser almacenados durante un periodo mínimo de tres años, salvo aquellos requisitos en los que se establezca un plazo superior, por ejemplo: Documentos de Control y Seguimiento de Residuos Peligrosos (que deben ser archivados por un periodo mínimo de 5 años), Autorización de Vertido (debe ser archivada por el plazo de tiempo marcado en la propia autorización).
Ejemplos de registros:
- Registro de gestión de residuos.
- Incidentes, accidente y quejas.
- Informes de inspecciones de vertidos, emisiones, etc.
- Consumos de electricidad, agua y materias primas.
- Certificados de formación.
- Informes de auditorías y de revisiones por la Dirección.
Herramientas Ver un ejemplo de registro de gestión de residuos (Documento de control y seguimiento de la gestión de disolventes de pintura producidos en la cabina de pintura)
Ejemplo de un procedimiento para el control de los registros:
4. Auditorías medioambientales
¿Cómo elaboramos un Programa de auditoría?
En el Programa de Auditoría se puede incluir:
- Los objetivos de cada auditoría o ciclo de auditorías, donde se incluyan:
- La evaluación de los sistemas de gestión empleados.
- La determinación de la coherencia.El programa de la empresa (en el que debe de estar incluido el cumplimiento con la legislación).
- La periodicidad de la auditoría para cada actividad.
A la hora de elaborar el programa de auditoría, una buena práctica es auditar las actividades, productos o servicios que pueden tener un impacto mayor sobre el medio ambiente con una frecuencia mayor, a aquellos que tengan un impacto menor.
¿Qué alcance debe tener la auditoría?
La empresa debe definir de forma clara y explícita el alcance general de cada auditoría, donde se detallen:
- Los temas que abarca.
- Las actividades objeto de la auditoría.
- Los criterios medioambientales a considerar.
- Periodo de tiempo cubierto por la auditoría.
¿Qué dotación de recursos y medios requiere una auditoría?
La auditoría requiere una dotación de medios y recursos apropiada, de manera que las personas o grupos de personas que participen en las auditorías reúnan los requisitos siguientes:
- Poseer un conocimiento adecuado de los sectores y campos sujetos a auditoría
- Disponer de conocimientos y experiencia en relación con:
- los aspectos técnicos,
- los aspectos medioambientales,
- las operaciones de gestión, y
- la normativa de carácter medioambiental
- Tener la suficiente formación y capacidad como auditores para alcanzar los objetivos fijados.
- Ser lo suficientemente independientes de las actividades auditadas, con el objeto de poder emitir una opinión objetiva e imparcial.
Los recursos que se destinen a la auditoría y el tiempo dedicado deberán ser proporcionales al alcance y objetivos de la misma.
ETAPAS DE UNA ADITOR�?A:
Planificación y preparación de la auditoría
Se planifica y se prepara con el objetivo de garantizar que:
- La empresa dispone de los recursos apropiados.
- Todas las partes implicadas en el proceso de auditoría (auditores, dirección y personal de la empresa) comprenden cual es su función y cuales son sus responsabilidades.
- Actividades de auditoría (realización de la auditoría)
-
Cierre de la auditoría
Al término de cada auditoría o ciclo de auditoría, los auditores preparan un informe escrito de auditoría, con los objetivos y características que se exponen a continuación.
Herramientas Ver informe de auditoría
Los resultados y conclusiones de las auditorías se deben comunicar formalmente a la Dirección.
¿Con qué periodicidad se deben realizar las auditorías?
La auditoría o ciclo de auditoría se concluirá en intervalos no superiores a tres años.
La periodicidad con la que una empresa someterá sus actividades a auditoría, dependerá de:
- La naturaleza, magnitud y complejidad de las actividades.
- La importancia de los impactos medioambientales que causan sus actividades, ya que estas se deberán someterse a auditorías con mayor frecuencia.
- Resultado de auditorías anteriores.
- El historial de problemas medioambientales.
- Se debería auditar al menos una vez al año las actividades relacionadas con aspectos medioambientales significativos
