3.2. Comprobación y acción correctora

La organización debe establecer y mantener al día procedimientos documentados para controlar y medir de forma regular las características clave de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente. Esto debe incluir el registro de la información de seguimiento del funcionamiento, de los controles operacionales relevantes y de la conformidad con los objetivos y metas medioambientales de la organización.

Los equipos de inspección deben estar calibrados y someterse a mantenimiento, y los registros de este proceso deben conservarse de acuerdo con los procedimientos de la organización.

La organización debe establecer y mantener al día un procedimiento documentado para la evaluación periódica del cumplimiento de la legislación y reglamentación medioambiental aplicable.

¿Para qué es útil el seguimiento y medición?
Con el seguimiento y la medición la Entidad Local determina si es efectivo o no el control del sistema de gestión medioambiental, y el cumplimiento de los requisitos establecidos en la política y el programa.

Procedimiento para el seguimiento y medición

Es conveniente que la Entidad Local analice y utilice estos datos para:

determinar los puntos satisfactorios

identificar las actividades que requieren acciones correctoras y mejoras.
¿Qué actividades deben controlarse?
En general, deben controlarse las actividades que tienen mayor impacto medioambiental, por lo que estarían relacionadas con la identificación de los aspectos medioambientales realizada por la Entidad Local.

¿Cómo se controlan y se miden las operaciones y actividades?
Una vez conocidas las operaciones sujetas a seguimiento y medición, la Entidad Local debe detallar cuáles son las inspecciones que va a realizar, quién las va a realizar y cada cuánto tiempo.

Las actividades de seguimiento y medición podrán ser realizadas por personal de la Entidad Local, o ser contratado a laboratorios o empresas externas especializadas.

Para llevar a cabo el seguimiento y medición se pueden usar formatos, donde se detalla el aspecto y/o objetivo sujeto a seguimiento y medición, la operación de seguimiento/medición, registro, responsable y la frecuencia.

Procedimiento para el seguimiento y medición

La organización debe establecer y mantener al día procedimientos que definen la responsabilidad y la autoridad para controlar e investigar las no conformidades llevando a cabo acciones encaminadas a la reducción de cualquier impacto producido, así como para iniciar y completar acciones correctoras y preventivas correspondientes.

Cualquier acción correctora o preventiva tomada para eliminar las causas de no conformidades, reales o potenciales, debe ser proporcional a la magnitud de los problemas detectados y ajustada al impacto medioambiental encontrado.

La organización debe implantar y registrar en los procedimientos documentados cualquier cambio que resulte como consecuencia de las acciones correctoras y preventivas.

¿Qué es una No Conformidad?
Es una deficiencia del SGMA, cuyo origen puede estar en:

deficiencias en el diseño del SGMA

deficiencias en la implantación de dicho Sistema

deficiencias o fallos en las instalaciones o en la prestación de servicios

deficiencias o fallos en los equipos utilizados

Las No Conformidades pueden deberse a incumplimientos de los requisitos especificados en el Reglamento EMAS, de los requisitos de la legislación medioambiental aplicable, o de los requisitos establecidos voluntariamente por la Entidad Local.

¿Cómo pueden detectarse las no conformidades?
Las No conformidades del Sistema de Gestión Medioambiental pueden detectarse:

Durante la actividad de cualquier empleado municipal.

Mediante una queja o reclamación de cualquier ciudadano.

Auditorías internas de Gestión Medioambiental.

Revisiones del Sistema de Gestión Medioambiental por la Dirección, es decir, por el responsable político del
SGMA: Alcalde, Concejal de Medio Ambiente, etc. (ver punto Estructura y Responsabilidades de la presente Guía).

Las no conformidades que detecte cualquier empleado debe comunicarlo al Responsable de Medio Ambiente designado.

El procedimiento correspondiente debe incluir:

1. La detección de la No conformidad

2. El tratamiento e investigación de las causas que la han originado con el objetivo de establecer las acciones correctoras y preventivas, cuando sea necesario.

3. El cierre de la no conformidad y la comprobación de la eficacia de las acciones tomadas, ya que se debe comprobar que se lleva a cabo la acción correctora y/o preventiva y que la acción correctora y/o preventiva una vez aplicada, corrige la no conformidad existente o potencial y se ajusta al impacto medioambiental encontrado.

¿Cuáles son los pasos para la resolución de la no conformidad?
1. Descripción de la no conformidad

2. Descripción del tratamiento inmediato realizado

3. Definir el responsable de la investigación de las causas

4. Tomar la decisión de implantar o no alguna acción, y su descripción

5. Adoptar la acción correctora para eliminar la causa de la no conformidad

6. Comprobar la efectividad de la implantación de dicha acción

7. Definir el plazo para la implantación

8. Definir el responsable de la implantación

9. Descripción de la fecha real de la ejecución y su resultado

10. Cierre de la no conformidad

Procedimiento de no conformidades, acciones correctoras y preventivas  

• Anexo: Parte de no conformidad

La organización debe establecer y mantener al día procedimientos para identificar, conservar y eliminar los registros medioambientales. Estos registros deben incluir los relativos a formación y los resultados de auditorías y revisiones.

Los registros medioambientales deben ser legibles, identificables y podrán ser relacionados con la actividad, producto o servicio implicado. Los registros medioambientales deben estar guardados y conservados de forma que puedan recuperarse fácilmente, y estén protegidos contra daños, deterioro o pérdida. Debe establecerse y registrarse el período durante el que deben ser conservados.

Los registros deben mantenerse al día, de modo conveniente para el sistema y para la organización, para demostrar la conformidad con los requisitos del anexo I. A. del Reglamento 761/2001

¿Qué información mínima debe contener un Registro?
La información mínima que debe contener un Registro es:

Información de la actividad y sus resultados

Fecha

Aprobación

Ejemplos de registros:

Registros de formación del personal (Certificados, listas de asistencia, etc.).

Registros de los resultados de las auditorías internas del sistema.

Registros de los resultados de la revisión del sistema (Revisión por el Alcalde o Concejal de Medio Ambiente, designado responsable del SGMA).

Registros de identificación y evaluación de aspectos medioambientales.

Registro de identificación de requisitos legales.

Registro de la evaluación del cumplimiento legal.

Registro de comunicaciones externas.

Registro de gestión de residuos.

Registro de incidentes, accidentes y quejas.

Informes de inspecciones de vertidos, emisiones, etc.

Consumos de electricidad, agua y materias primas.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros ?
Los registros deben ser almacenados durante un periodo mínimo de tres años, salvo aquellos requisitos en los que se establezca un plazo superior (por ejemplo: los Documentos de Control y Seguimiento de Residuos Peligrosos deben ser archivados por un periodo mínimo de 5 años).

La organización debe establecer y mantener al día programa(s) y procedimientos para que se realicen de forma periódica auditorías del sistema de gestión medioambiental con objeto de:

a) determinar si el sistema de gestión medioambiental

1. cumple los planes establecidos para la gestión medioambiental, incluyendo los requisitos del anexo I. A. del Reglamento 761/2001.
2. ha sido adecuadamente implantado y mantenido.

b) suministrar información sobre los resultados de las auditorías a la dirección.

El programa de auditoría de la organización, incluyendo su planificación, debe basarse en la importancia medioambiental de la actividad implicada y en los resultados de las auditorías previas. Para que sean completos, los procedimientos deben cubrir el alcance de la auditoría, la frecuencia y las metodologías, así como las responsabilidades y los requisitos para llevar a cabo auditorías e informar de los resultados.

¿Cuál es el objetivo de la auditoría?
El objetivo general de la auditoría es evaluar el desarrollo y la eficacia del Sistema de Gestión Medioambiental.

Incluirá, por tanto, la evaluación del sistema de gestión medioambiental, la determinación de su coherencia con la política, el programa medioambiental, y la verificación del cumplimiento de la normativa medioambiental aplicable.

¿Quién puede auditar?
El primer paso de una auditoría interna será definir si la va a realizar personal municipal o subcontratado. En cualquier caso, deberán cumplir las condiciones mínimas exigidas, en cuanto a formación, conocimientos y experiencia.

Las auditorías parciales, se pueden ser llevadas a cabo por personal de un área a otra de la Entidad Local, siempre teniendo en cuenta que el auditor sea suficientemente independiente de la actividad objeto de la auditoría para garantizar la imparcialidad.

Las dos principales características exigidas a un auditor son:

capacidad técnica y experiencia,

imparcialidad.

En este contexto, es evidente que la Entidad Local deberá seleccionar a la persona más adecuada que reúna estos dos requisitos.

En la primera auditoría interna del sistema de gestión medioambiental, es probable que la Entidad Local no disponga de personal con experiencia en este tipo de auditorías, lo que implicará la contratación de una empresa externa especializada. Se puede aprovechar esta auditoría para la cualificación de una persona propia del Ayuntamiento, interviniendo en la misma como observador, para de esta forma poder realizar en años sucesivos las auditorías internas.

El auditor acordará con los responsables municipales del Sistema de Gestión Medioambiental, las fechas en las que se realizará la auditoría y el programa de auditoría.

Durante la auditoría, el auditor utilizará una lista de comprobación, que es un documento que recoge de manera ordenada todas aquellas cuestiones objeto de evaluación, facilita el proceso de auditoría y evita la pérdida de información.

Para obtener las evidencias, el auditor:

Examinará la documentación del sistema, incluidos registros y otros documentos

Entrevistará al personal

Realizará una inspección visual de las actividades e instalaciones auditadas.

Finalmente, el auditor (el auditor jefe en caso de más de un auditor), elaborará el informe de auditoría con los resultados y conclusiones de la misma, que entregará al auditado, quien tras aceptarlo, lo distribuirá internamente al personal con responsabilidad en el sistema de la Entidad Local. Este informe servirá además para informar al responsable político del sistema sobre la eficacia y fiabilidad de las medidas de control del impacto medioambiental de la Entidad Local.

¿Cuál es la periodicidad de las auditorías?
Cada Entidad Local definirá su propio programa de auditoría y la periodicidad de las auditorías, que variará en función de:

La naturaleza, magnitud y complejidad de las actividades (que variará también en función del alcance del sistema)

La importancia de los impactos ambientales asociados

La importancia y urgencia de los problemas detectados en auditorías anteriores

El historial de problemas medioambientales.

Sin embargo, la auditoría o ciclo de auditoría (si no se auditan todas las actividades de una sola vez) se realizará a intervalos no superiores a tres años.

Procedimiento para la realización de auditorías medioambientales