Aplicacion al requisito

Para que el sistema opere bien, es necesario saber quién hace qué, cómo, cuándo y con qué autoridad.

¿Cómo definimos la estructura y responsabilidades medioambientales de la empresa?

Se pueden definir las responsabilidades generales en el Manual de Gestión Medioambiental o en otro documento del sistema y las responsabilidades más específicas en los procedimientos e instrucciones de trabajo. Toda esta información deberá ser periódicamente actualizada.

¿Quién designa al Representante de la Dirección en el Sistema de Gestión Medioambiental?

El Director de la empresa deberá designar al menos un Responsable de la gestión medioambiental.

Este Responsable puede ser cualquier empleado de la empresa con formación adecuada, que
pueda además compatibilizar sus labores en el sistema con otras dentro de la empresa.

¿Qué requisitos que reunir el Responsable del Medio Ambiente?

• Formación apropiada en medio ambiente.
• Capacidad para dirigir y coordinar grupos de trabajo.
• Conocimientos suficientes sobre la empresa y sus necesidades.
• Autoridad y libertad suficientes delegadas por la Dirección.
• Conocimientos de metodologías de gestión.

El Responsable tendrá que trabajar conjuntamente con otros directores o responsables de otros departamentos de la empresa en aquellas cuestiones que tengan alguna incidencia con el medio ambiente.

Herramientas Ver un ejemplo de organización y reparto de las tareas relacionadas con la gestión medioambiental.

La empresa debe establecer un procedimiento documentado para la formación, sensibilización y competencia profesional del personal.

En el procedimiento se debe detallar:

• Cuales son los requisitos mínimos establecidos, para los puestos de trabajo que van a tener una relación directa con la gestión medioambiental.
  • Estos requisitos se deben tener en cuenta en el momento de la selección, la contratación, el desarrollo de los trabajos y en la formación continua del personal. Los requisitos se pueden especificar por escrito en una serie de Perfiles por Puesto de Trabajo o mediante Curriculum Vitae o dossier personalizado de cada empleado con registros de la formación recibida.
  • Como mínimo se debe disponer de esta información para el Responsable de Medio Ambiente, Auditor Medioambiental, Encargado de Mantenimiento, o cualquier otro empleado que lleve a cabo el control operacional, el seguimiento y medición.
• Como se lleva a cabo la formación para que todo el personal de la empresa tenga una formación adecuada y apropiada acerca del Sistema de Gestión Medioambiental.

Los empleados han de disponer de una formación básica en materia de medio ambiente y de forma específica aquellos que vayan a tener una relación directa con la gestión medioambiental de la empresa.

El nivel de detalle de la formación estará en función de las tareas que se desempeñen así por ejemplo tenemos:

• Nivel de detalle de la formación en función de las tareas que se desempeñen

Para planificar como se debe llevar a cabo esta formación se pueden elaborar Programas de Formación que incluyan los siguientes elementos:

• La identificación de las necesidades de formación de los empleados.
• La puesta a punto de un plan de formación que de respuesta a las necesidades que se han detectado.
• La verificación de la conformidad del Programa de Formación con las exigencias definidas.
• La documentación relativa a la formación impartida (p.e.: copia de documentación facilitada, diplomas entregados, etc.)
• La evaluación de la formación recibida (p.e.: mediante sencillas encuestas de valoración)

Algunas direcciones donde consultar información de cursos de gestión
medioambiental gratuitos:

http://www.cursosparapymes.com

http://www.infocurso.com

http://www.emagister.com

http://www.aprendemas.com/curso/Cursos de Medio Ambiente.HTML

http://www.educaweb.com

¿Y cómo podemos realizar la sensibilización del personal?

• Distribución de carteles con mensajes informativos en la relación con la gestión
  medioambiental (ver carteles de sensibilización)
  • Programas de divulgación.
  • Reuniones informativas.
  • Participación del personal.

Las campañas de sensibilización deben recoger los puntos comentados anteriormente

• Importancia de la política.
• Impactos medioambientales significativos de la empresa.
• Beneficios de la gestión medioambiental.
• Consecuencias de la falta de cumplimiento.

Un ejemplo de procedimiento de formación y sensibilización

Ver gráfico

Para conseguir la participación de los trabajadores, la empresa puede:

• Establecer un libro de sugerencias. (Donde los empleados pueden hacer comentarios.)
• Reuniones entre los Directivos y los Representantes de los trabajadores sobre el comportamiento medioambiental. Para ello la empresa deberá designar un Representante de los trabajadores en el Comité de la empresa.

Si se opta por esta opción se deberá levantar acta de las reuniones mantenidas, con el fin de demostrar que se han producido.

• Llevar a cabo trabajos en grupo sobre medio ambiente.

(En estos trabajos en grupo se pueden tratar temas generales del
comportamiento medioambiental de la empresa o determinados proyectos a
abordar por la empresa.)

¿Cómo se llevan a cabo los mecanismos de comunicación interna de carácter medioambiental?

La comunicación con los empleados debe de ser bidireccional (debe contemplar la
comunicación de los empleados a la Dirección y de la Dirección a los empleados).
Para ello se pueden utilizar algunos de los siguientes medios:

• Tablón de noticias.
• Hojas informativas.
• Cartas al personal.
• Buzón para sugerencias.
• Correo electrónico.
• Publicaciones periódicas internas.
• Actas de reunión, etc.

¿Y con la comunicación externa?

La empresa debe disponer de un procedimiento que garantice que las comunicaciones
externas son:

• recibidas,
• documentadas,
• cuales son consideradas relevantes,
• y quién y qué se responde a las comunicaciones recibidas.

Si la empresa posee una página web, puede utilizarla para recibir comunicaciones externas, poniendo para ello un buzón que permita a los visitantes dejar sugerencias.

De un modo voluntario o en respuesta a peticiones individuales de información de terceras partes, la Empresa puede emplear, además de los medios ya utilizados, otros canales de comunicación, tales como comunicados de prensa, ediciones de boletines, etc.

Un ejemplo de procedimiento de comunicación interna:

Ver gráfico

Un ejemplo de procedimiento de comunicaciones externas:

Ver gráfico

En el procedimiento que se establezca de gestión de la documentación, se debe incluir:

• Cada uno de los documentos que forman parte del sistema, la estructura y el contenido.
• El control sobre los documentos en cuanto modificaciones de la documentación.
• Frecuencia de revisión de la documentación del sistema, que puede coincidir con la revisión por la Dirección.
• Tiempo de archivo de la documentación obsoleta (al menos durante 3 años).
• Las responsabilidades de la elaboración, revisión y aprobación de la documentación del sistema. Las modificaciones de la documentación la deben realizar las personas que la elaboran.

Es recomendable que exista un listado de la documentación que forma parte del
sistema y de las personas que deben disponer de dicha documentación.

No es necesario que todos los empleados tengan un ejemplar, pero si que la tengan disponible o al alcance. Se recomienda que la documentación del Sistema esté en el puesto de trabajo, y sea mantenida al día por el Responsable de Medio Ambiente

Para la elaboración, revisión y aprobación de la documentación del Sistema se puede
tener en cuenta el siguiente esquema:

Herramientas Ver esquema de elaboración y aprobación de la documentación del sistema

Un ejemplo de estructura de la documentación del Sistema de Gestión Medioambiental puede ser:

Ver gráfico

Manual de Gestión Medioambiental

El Manual de Gestión Medioambiental no es un documento obligatorio pero sí aconsejable.

Es el documento en el que se expone la política medioambiental de la empresa, se
resumen brevemente las practicas de la empresa en el sistema y se detallan los
responsables de éstas.

¿Qué contenido puede tener el Manual?

• Descripción breve de la empresa.
• Política Medioambiental.
• Objetivos y las metas.
• Las funciones y responsabilidades.
• Descripción del Sistema de Gestión medioambiental.

Procedimientos Operativos

Los Procedimientos constituyen los documentos operativos del sistema, donde se
describe QUIEN hace QUE y CUANDO.

Deben detallar de forma de forma clara y concisa, los pasos que se deben seguir para
iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación.

Los procedimientos que deben ser elaborados, son aquellos en los que el reglamento
establece "procedimiento", estos son:

• Aspectos medioambientales
• Requisitos legales y otros requisitos
• Formación
• Comunicación
• Control de la documentación
• Control operacional
• Planes de emergencia
• Seguimiento y medición
• No conformidad, acción correctora
  y acción preventiva
• Registros
• Auditorías

Aunque en el caso de organizaciones sencillas podemos tener en cuenta que:

• No es necesario disponer de un procedimiento por cada requisito del sistema, un procedimiento puede dar respuesta a varios.
• El nivel de detalle de los procedimientos será tal que, con lo especificado se eviten posibles problemas medioambientales por desconocimiento de las personas que lleven a cabo la ejecución de las tareas descritas en el procedimiento.
• Se pueden elaborar documentos sencillos que incorporen diagramas, gráficos o pictogramas.

Un ejemplo de procedimiento de gestión de la documentación:

Ver gráfico

Instrucciones de Trabajo

Es un documento que describe de manera clara y concisa los pasos a seguir para iniciar, desarrollar y finalizar una actividad u operación.

Las instrucciones de trabajo serán útiles cuando sea necesario detallar la descripción de una tarea, de un modo más sencillo, y en el caso de que la operación o tarea a realizar no se detalle, conlleve un incumplimiento del sistema.

Herramientas Ver un ejemplo de Instrucción Técnica de Residuos

¿Cómo se definen y elaboran los documentos operativos y las Instrucciones de Trabajo?

Para definir y elaborar los procedimientos e instrucciones de trabajo será necesario identificar las actividades y tareas específicas que requieran de soporte documental, para que se realicen correctamente, una vez identificadas se debe tener en cuenta:

• Naturaleza de la actividad.
• Importancia de la actividad en el cumplimiento con los requisitos del sistema.
• El riesgo medioambiental asociado a la actividad.
• La formación del personal que lleva a cabo la actividad.

Para que un procedimiento o una instrucción sea operativa, es necesario tener en cuenta la "práctica habitual existente", además de los puntos de vista de los empleados y responsables directos y los requerimientos existentes.

El control operacional supone la identificación y planificación de las funciones, actividades y procesos que afectan al Medio Ambiente con el objeto de asegurar que dichas actividades se desarrollan en condiciones controladas.

¿Cuáles son las actividades sometidas a control operacional?

Como mínimo la empresa somete a control operacional las actividades relacionadas con:

• Aspectos medioambientales significativos.
• Consecución de objetivos y metas.
• Requisitos legales o de otro tipo suscritos por la empresa.

Herramientas Ver ejemplo de una actividad sujeta a control operacional:

¿Cómo se establece el control operacional?

• Paso 1: Una vez identificados los aspectos medioambientales originados por la actividad de la empresa, los requisitos medioambientales y establecidos los objetivos y metas, se identifican las actividades relacionadas con ellas.
• Paso 2: Se detallan las pautas de control para la realización de dichas actividades.
• Paso 3: Estas pautas se pueden documentar a través de procedimientos o instrucciones técnicas siempre que como consecuencia de no existir dichos documentos pueda producirse un incumplimiento del Sistema.

Para establecer el control operacional se pueden usar formatos donde se detalla el aspecto, requisito u objetivo, la actividad derivada que requiere control operacional, las pautas de actuación, registro, responsable y la frecuencia.

Herramientas Ver formato de control operacional

¿Cómo llevamos a cabo la gestión de los posibles accidentes y situaciones de emergencia?

Una vez identificados los aspectos potenciales, los pasos que debe seguir la empresa son:

• Paso 1: Identificar los posibles accidentes potenciales y situaciones de emergencia (visitando las instalaciones, recopilando históricos de accidentes, etc.).
  
  Herramientas Ver relación de posibles accidentes potenciales y situaciones de emergencia
• Paso 2: Evaluar el posible impacto medioambiental que puedan causar dichos aspectos potenciales (a través de la evaluación de aspectos medioambientales).
• Paso 3: Elaborar un Plan de Emergencia (si la empresa no tiene uno) y si no se modifica el existente, detallando las pautas de actuación ante un accidente o situación de emergencia, con el objetivo de minimizar el impacto que causaría sobre el medio ambiente.
• Paso 4: Establecer las medidas preventivas, con el objetivo de evitar que se produzcan
  Para llevar a cabo la evaluación del impacto, la elaboración del Plan de Emergencia y establecer las medidas preventivas se pueden usar Fichas de Actuación ante Situaciones de emergencia:
  • Herramientas Ver formato de Ficha de Actuación.
  • Herramientas Ver ejemplo de Ficha de Actuación Rellenada.

Para ello se elabora una ficha para cada uno de los accidentes potenciales y situaciones de emergencia identificados, detallando las medidas preventivas y las pautas de actuación establecidas en el caso de que se produzca un accidente.

Se recomienda que estas fichas estén visibles en los diferentes puestos de trabajo, donde son susceptibles de producirse los accidentes potenciales y situaciones de emergencia

Ver imagen