El diseño de los pliegos de condiciones técnicas y control del funcionamiento del servicio serán de especial importancia para desarrollar una mejora continua de la gestión de residuos. Es importante que esta partida esté perfectamente identificada, por lo que es aconsejable que sea independiente de otras como pueda ser la limpieza urbana, el tratamiento de aguas, etc.
La finalidad es corresponsabilizar a todos los actores, de forma que el contratista se involucre en la gestión y sea capaz de coordinarse con el ayuntamiento, a la vez que sea autosuficiente en la gestión del servicio, para la obtención de unos objetivos comunes consensuados (gestión por objetivos).
La prestación de un servicio de calidad y flexible (la ciudad cambia, el servicio también tiene que hacerlo) es crucial para obtener unos buenos resultados de gestión (cantidad de materiales recogidos y también calidad), teniendo en cuenta que la percepción por parte de la ciudadanía de la buena calidad de servicio resulta básica para el éxito del sistema a largo plazo.
Se presentan algunos elementos a tener en cuenta para diseñar correctamente los pliegos de condiciones técnicas y, valorar técnicamente y de forma adecuada el coste real del servicio:
- Los objetivos concretos a lograr (recogida separada, niveles de impropios, tiempo de solución de incidencias, etc.).
- La inclusión de un sistema de gestión de la información, que mejore la coordinación ayuntamiento – empresa.
- La utilización de sistemas de trazabilidad y pesaje certificados.
- La incorporación de un sistema de control y seguimiento del servicio.
- La realización de caracterizaciones periódicas de las distintas fracciones recogidas.
- El desarrollo de un programa de mejora continua.
- La posibilidad de realizar auditorías externas del servicio.
- La elaboración de encuestas periódicas a la población, para valorar el nivel de satisfacción y las expectativas y necesidades.
- La retribución a la empresa en función del servicio prestado y la calidad de éste, así como según el cumplimiento de objetivos.
- La incorporación de un servicio de atención al ciudadano gestionado por la misma empresa en colaboración con el ayuntamiento.
- La inclusión de un presupuesto anual y específico dedicado a la educación ambiental, y específicamente a la prevención.